Biroja administrators koordinē un vada organizācijas (iestādes, uzņēmuma u.c.) biroja darbu: organizē informācijas apriti, nodrošina informācijas sagatavošanu, pārzina uzņēmuma dokumentāciju, identificē un formulē problēmu, konsultē vadību par iespējamiem risinājumiem, piedalās projektu izstrādāšanā un koordinēšanā, kontrolē un saskaņo darbu izpildes termiņus; pārstāv organizāciju (iestādi, uzņēmumu u.c.) sadarbībā ar partneriem un klientiem; veic līdzīga satura uzdevumus; vada citus darbiniekus.

Biroja administrators darbā:

• pārzina organizācijas darba specifiku, produktus/pakalpojumus, struktūru, to pakārtotību un darbinieku darba pienākumus;

• nodrošina informācijas apmaiņu un dokumentu apriti (sašķiro saņemto pastu vai e-pastu un nogādā to attiecīgajam darbiniekam organizācijā; veic saņemtās, nosūtāmās, iekšējās korespondences uzskaiti, reģistrēšanu);

• atbild uz ienākošajiem telefona zvaniem, e-pastiem, kā arī savas kompetences ietvaros sagatavo atbildes uz vēstulēm, iesniegumiem, sūdzībām, priekšlikumiem saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem;

• uztur kontaktus ar organizācijas klientiem (komunicē, izzina klienta vajadzības un/vai problēmas un piedāvā tām risinājumu savas un organizācijas kompetences ietvaros) un sadarbības partneriem, kā arī nepieciešamības gadījumā sazinās ar servisa uzņēmumiem;

• organizē un protokolē (ja nepieciešams) sapulces un sēdes, klientu un organizācijas pārstāvju tikšanās, nodrošinot dalībniekus ar nepieciešamo informāciju, kā arī ar pieprasītajiem tehniskajiem līdzekļiem (tāfeli, kodoskopu, projektoru, ekrānu, datoru utml.) un uzņemas sarunu tulkošanu savu iespēju robežās;

• izstrādā organizācijas lietu nomenklatūru, uzskaiti un reģistrēšanu;

• izmanto tehnoloģijas, kas nodrošina ātrāko un labāko informācijas nodošanas veidu gan uzņēmuma darbiniekiem, gan klientiem un potenciālajiem klientiem;

• noformē dokumentus, izmantojot biroja tehniku (datoru, printeri u.c.), organizācijas veidlapas un to aizpildīšanas paraugus, lietvedības instrukciju;

• nodrošina dokumentu piegādāšanu adresātam, izmantojot biroja tehniku, sakaru līdzekļus un dažādu uzņēmumu informācijas izplatīšanas pakalpojumus;

• informē organizācijas vadību, ja darba procesā radušās problēmas;

• piedalās projektu izstrādāšanā un koordinēšanā (sniedz priekšlikumus, viedokļus, vērtējumu u.c. informāciju par katru projekta darba posmu savas kompetences ietvaros, seko projekta norises gaitai, koordinē to, uzrauga projekta realizācijas gaitu, seko darba izpildes termiņiem, informē vadību un/vai projekta vadītāju par projekta izpildes darbu, noformē projektam nepieciešamo dokumentāciju);

• pārstāv organizāciju un tās intereses lietišķās tikšanās;

• ievēro lietišķo etiķeti un ētikas normas;

• regulāri apmeklē tālākizglītošanas kursus un seminārus.

Darba aprīkojums:

darbā izmanto biroja iekārtas (datoru, portatīvo datoru, kopētāju, printeri u.tml.) un dažādus saziņas līdzekļus (e-pastu, internetu, tālruni, mobilo tālruni), prezentācijai nepieciešamo tehniku – tāfeli, kodoskopu, projektoru. Izmanto rakstāmpiederumus, piezīmju papīru, dokumentu mapes u.c. kancelejas piederumus (piem., saspraudes, dokumentu kabatiņas, kniedētāju u.c.). Darbā ievēro organizācijas (iestādes/uzņēmuma) iekšējās kārtības noteikumus.

Darba apstākļi:

galvenokārt strādā biroja tipa telpās astoņu stundu darba dienu, taču reizēm strādā arī vakaros vai brīvdienās. Ik pa laikam apmeklē konferences, mācību kursus ārpus biroja, kā arī dodas komandējumos uz citām pilsētām vai valstīm, kur veic savus darba pienākumus citā (svešā) vidē. Darba laikā nemitīgi komunicē ar cilvēkiem.

Darba iespējas:

strādā dažādos uzņēmumos, iestādes, firmās, kā arī gan valstiskās, gan nevalstiskās organizācijās.

Iespējamais atalgojums:

atalgojuma apmērs ir virs vidējā atalgojuma valstī. Tas ir atkarīgs no Latvijas reģiona un uzņēmuma/iestādes, kurā biroja administrators strādā, kā arī no tirgus situācijas, kurā uzņēmums/iestāde darbojas.

Rakstura īpašības un prasmes, lai labi veiktu darbu:

jābūt uzņēmīgam, neatlaidīgam, kārtīgam, diplomātiskam, tolerantam, ar lietišķās etiķetes izjūtu, ar labām komunikācijas un saskarsmes prasmēm, vērīgam, ar analītiskām spējām. Jāprot ātri reaģēt un pieņemt lēmumus, pildīt vairākus uzdevumus vienlaikus, plānot un organizēt savu un citu darbu, strādāt komandā un individuāli, noteikt prioritātes uzdevumu veikšanā, klausīties, uzklausīt, argumentēt savu viedokli.