Kā Tu izvēlējies strādāt šajā jomā, kur mācījies un apguvi kvalitātes vadītāja profesiju?

Vienā no pirmajām darbavietām strādāju kopā ar vadītāju, kurš bija gan izpilddirektors, gan kvalitātes vadītājs. Atceros to aizrautību, ar kādu viņš veidoja kvalitātes vadības sistēmu, kā ieviesa procesus un sertificēja uzņēmumu atbilstoši ISO standartam. Viņa piemērs mani iedvesmoja iegūt kvalitātes vadītāja izglītību RTU maģistrantūrā.

Kādi ir Tavi galvenie pienākumi?

Esmu cilvēks, kas skatās uz visiem uzņēmuma procesiem kopumā, un atbildu par to, lai visi procesi strādātu atbilstoši tam, kā darba devējs ir paredzējis un kā vienojies ar klientu. Kvalitātes vadības sistēmas mērķis ir nodrošināt, ka visa uzņēmuma ražotā produkcija vai sniegtie pakalpojumi atbilst noteiktām kvalitātes prasībām un klients var paļauties, ka vienmēr saņems gaidīto. Minēšu vienkāršu piemēru.

Ja uzņēmums ražo bulciņas, tad kvalitātes vadības sistēmai jānodrošina, ka visas viena nosaukuma bulciņas ir vienādas pēc garšas, svara un kvalitātes.

Lai vienmēr vari paļauties, ka, nopērkot šo bulciņu, tu nobaudīsi to, ko vēlējies. Kvalitātes vadības sistēma māca būt atbildīgam par to, ko tu dari.

Kvalitātes vadības sistēma ietver visus procesus, kas notiek uzņēmumā. Tā ir gan personāla vadība, gan dokumentu aprite, gan ražošana, gan sadarbība ar klientu, t.i., viss uzņēmuma darbību kopums. Mūsu gadījumā papildus ir arī apsardzes darbinieku rīcība dažādās situācijās. Katrā apsargājamajā objektā ir kvalitātes vadības sistēmas rokasgrāmata, kurā ir aprakstīta kārtība, kā uzņēmums apņemas pildīt saistības pret klientu. Tas palīdz darbiniekiem pieņemt lēmumus un rīkoties atbilstoši uzņēmumā noteiktai kvalitātes politikai dažādās ikdienas situācijās.

Uzņēmums, kas ir ieviesis kvalitātes vadības sistēmu atbilstoši noteiktam ISO standartam, saņem sertifikātu. Ja klienti redz, ka uzņēmumam ir šāds sertifikāts, tas nozīmē, ka uz to var paļauties.  Sertifikāts apliecina, ka uzņēmuma procesi ir sakārtoti un visos objektos ir vienādi kvalitātes standarti. Vairs nav speciāli jāpārbauda un jāpārliecinās, vai un kā katrā objektā tiek ievērota noteiktā kārtība. Tiesa, kvalitātes standarti dažādos objektos var atšķirties, bet tikai niansēs, ko nosaka objekta specifika.  

Atkarībā no uzņēmuma lieluma, kvalitātes vadības sistēmas dokumentus, kas attiecas uz rīcību konkrētās darba situācijās, raksta vai nu attiecīgās jomas speciālists (pārsvarā lielos uzņēmumos) vai arī kvalitātes vadītājs (galvenokārt mazākos uzņēmumos). Dokumentu vadības vai auditēšanas procesu apraksta pats kvalitātes vadītājs, bet citus labāk pārzina profesionāļi. Viena procesa aprakstīšana notiek šādi: kvalitātes vadītājs sagatavo noteiktu formu, kā jāapraksta process, bet pašu procesu, piemēram,  bulciņu cepšanu, apraksta bulciņu cepšanas tehnologs. Tad kvalitātes vadītājs pārlasa un piekoriģē iesniegto aprakstu, lai tas atbilstu izstrādātajam standartam un būtu saprotams ikvienam, kas to lasa, un procesa apraksts ir gatavs. Šādi kvalitātes vadītājs arī pats detalizēti iepazīst katru procesu un var pārliecināties par tā atbilstību, izvērtē riskus un ievieš preventīvās darbības risku novēršanai.

Viens no kvalitātes vadītāja darba pienākumiem ir iekšējo auditu organizēšana. Jāsaprot, kurā brīdī un kāds process ir jāpārbauda, jāpārliecinās par tā atbilstību noteiktai kārtībai vai noteiktai kvalitātei. Kvalitātes vadītāja pienākums ir izstāstīt iekšējam auditoram par procesu kritiskajiem punktiem, kuriem jāpievērš īpaša uzmanība. Katru gadu tiek izstrādāts auditu grafiks. Tiek veikta gan neatkarīga procesu vērtēšana, gan arī es un manā pakļautībā esošie darbinieki braucam uz objektiem un pārliecināmies, vai viss ir kārtībā un norit kā paredzēts sistēmā.

Ārējie sertifikācijas auditori skatās uz sistēmu kopumā un pārbauda uzņēmuma procesus uz vietas darbībā, izvēloties atsevišķus piemērus. Ja auditori uz viena piemēra bāzes nevar izsekot visām darbībām no sākuma līdz beigām, tātad kaut kas netiek līdz galam pietiekami vadīts.

Kad ieviesām kvalitātes vadības sistēmu, organizējām iekšējās apmācības un stāstījām, kas tā ir par sistēmu, un ka tā faktiski ir sistēma, pēc kuras mēs jau strādājam. Jaunajiem darbiniekiem tiek organizētas ievadapmācības, kurās viņi iepazīstas ar sistēmu. Ievadapmācību var veikt gan tiešais vadītājs, gan iekšējais auditors, gan arī kvalitātes vadītājs.

Neatņemama kvalitātes vadības sistēmas daļa ir vadības pārskati, kuros tiek analizēti darba rezultāti, izvirzītie mērķi un pieņemti lēmumi sistēmas uzlabošanai.

Kāda ir Tava darba ikdiena?

Lielākais darbs saistīts ar standartu izstrādi. Ja uzņēmumā viss jāsāk no nulles, tad kvalitātes vadības sistēmas izstrādāšanai nepieciešams 1-2 gadu ilgs simtprocentīgs kvalitātes vadītāja darba laiks. Vēlāk nepieciešama tikai uzraudzība. Tā prasa apmēram pusi no kvalitātes vadītāja darba laika. Uzraudzība saistīta ar izbraukumiem vai vizītēm uz darbavietām, kur pārbauda, kā ieviestā sistēma darbojas. Tiek analizētas klientu sūdzības, kolēģu konstatētās nepilnības darbā, neatbilstības izstrādātajam kvalitātes standartam. Vienlaikus tiek veikti arī dažādi uzlabojumi. Darba specifika ir atkarīga no uzņēmuma darbības sfēras un deleģētajiem pienākumiem.

Kāda ir atšķirība darba pienākumos, ja Tavas profesijas pārstāvis strādā tāda vai citāda tipa uzņēmumā?

Esmu pakalpojumu sfēras uzņēmuma kvalitātes vadītājs. Šādi uzņēmumi izmanto LVS EN ISO 9001-2009 standartu, kas attiecas uz organizācijas procesu sakārtošanu, aprakstīšanu un uzraudzīšanu atbilstoši prasībām. Savā darbā varu apvienot gan kvalitātes, gan personāla vadību. Kvalitātes vadītājiem bieži vien piedāvā veikt vēl kādas papildus funkcijas uzņēmumā.

Uzņēmumiem, kas ražo, papildus ir tehnoloģiju kvalitātes standarti. Viņi skatās uz tehnoloģiju atbilstību gan pasūtītāja vēlmēm, gan uz to, lai tehnoloģijas nebūtu kaitīgas videi un sabiedrībai. Tā kā kvalitātes standartu ieviešanai ražošanas uzņēmumos ir būtiski pārzināt pašu ražošanas procesu, tad parasti šādos uzņēmumos par kvalitātes vadītājiem strādā atbilstošās jomas profesionāļi, kuriem ikdiena ir simtprocentīgi saistīta ar atbilstību vadību. Piemēram, pārtikas ražošanas uzņēmumā kvalitātes vadītājs visticamāk būs pārtikas ražošanas tehnologs, kurš nepārtraukti uzraudzīs, mērīs un testēs, lai produkcija atbilstu standartam.

Kādas prasmes un rakstura īpašības ir nepieciešamas, lai labi veiktu šo darbu?

Šis ir gan analītisks un izzinošs darbs, gan tāds, kas prasa precizitāti. Jāpatīk strādāt ar cilvēkiem un papīriem, jāiedziļinās un jāpārzina uzņēmuma procesi. Darbs saistīts ar precizitāti. Jāpiemīt labām novērošanas spējām. Vienlaikus šeit svarīgas ir arī saskarsmes prasmes. Esmu palīgs, kas uzlabo procesus. Tāpēc ir svarīgi spēt sastrādāties ar visiem darbiniekiem. 

Ja uzņēmums ir ar daudziem objektiem vai filiālēm, tad svarīgas ir autovadītāja prasmes. Nevar sēdēt tikai birojā un rakstīt dokumentus, ir jāveic arī klātienes pārbaudes.

Kādi ir vislielākie izaicinājumi šajā darbā?

Darbiniekiem nepatīk lasīt un rakstīt instrukcijas. Ne vienmēr tās tiek pārstrādātas laikus. Reizēm darbinieks jau dara lietas savādāk un tikai pēc tam tiek konstatēts, ka jāpārstrādā arī instrukcija vai procedūra. Ideāli būtu, ja vispirms pārstrādā instrukciju un tad ievieš izmaiņas darbā. Šobrīd uzņēmumā esam noteikuši tieši tādu kārtību. Ja uzņēmums ir sertificēts atbilstoši ISO standartam, tam jāorganizē darbs pie instrukciju un procedūru izstrādes un savlaicīgas caurskatīšanas, kā arī jāseko līdzi aprakstītās informācijas atbilstībai darbā.

Kas šajā darbā sagādā gandarījumu?

Tas, ka vari ietekmēt un uzlabot procesu darbību, ka uzņēmuma vadība sadarbojas un saprot kvalitātes vadības sistēmas nozīmi uzņēmuma darbībā.

Viens kvalitātes vadītājs neko nevar izdarīt, ja uzņēmuma vadītājs šim jautājumam pieiet formāli un kāds no uzņēmuma ķēdes posmiem nesadarbojas.

Par laimi esošajā uzņēmumā vadība izprot kvalitātes vadības sistēmas nozīmi. Tā tiek novadīta visos organizācijas līmeņos un katrs darbinieks objektā var pateikt, kāda ir uzņēmuma kvalitātes politika.

Gandarījumu rada arī tas, ka atnākot darbā jauniem kolēģiem, tie novērtē sistēmas sakārtotību. Pie mums ir tā, ka darbinieki aiziet uz kādu semināru par dokumentu vadību un atgriežoties saka, ka nav jau nekā jauna, ko mācīties, jo citi var mācīties no mums. Ir gandarījums par to, ka darbinieki objektos tur cieņā un uztur aktuālu Kvalitātes vadības sistēmas rokasgrāmatu, ar to tiek iepazīstināti jaunie darbinieki un esošajiem regulāri tiek pārbaudītas darba prasmes atbilstoši noteiktai kārtībai.

Arī sertifikācijas auditoru novērtējums par to, ka izveidotā sistēma nav formāla, bet darbojas un ir labs piemērs citiem uzņēmumiem, rada gandarījumu.

Kādas ir izaugsmes iespējas šajā profesijā?

Varētu teikt, ka kvalitātes vadītāja amats ir karjeras pakāpiens. Lielākā daļa no maniem kursa biedriem, kas studēja kvalitātes vadību, bija cilvēki, kuriem jau bija kāda profesija – pārtikas tehnologi, inženieri, savas jomas speciālisti. Kā jau minēju, šis ir arī amats, kuru var apvienot ar papildus pienākumiem. Nereti nākamais solis ir uzņēmuma vadības līmenis - nodaļas vadītāja, izpilddirektora, personāla vadītāja vai tamlīdzīgs amats. Kvalitātes vadītājiem ir plašāks skatījums uz procesiem un raksturīga strukturēta domāšana. Šīs īpašības ir ļoti būtiskas uzņēmuma vadībai. Tādēļ es ieteiktu pēc skolas neiet uzreiz studēt uzņēmējdarbību, bet izskatīt alternatīvu - bakalaura studijas kvalitātes vadībā. Pabeidzot augstskolu, uzreiz nepiedāvās kļūt par uzņēmuma vadītāju, bet cilvēkam ar kvalitātes vadītāja izglītību un pieredzi ir daudz lielākas iespējas kļūt par kādas nozares uzņēmuma vadītāju.

Vēl viena iespēja ir strādāt par konsultantu un sniegt privātas konsultācijas kvalitātes vadības sistēmas ieviešanā dažādiem uzņēmumiem.

Ko Tu iesaki jauniešiem, kuri gribētu apgūt šo profesiju?

Skolā labi jāapgūst „bāzes” priekšmeti – matemātika, latviešu valoda un svešvaloda. Profesionālis savā jomā parasti nav instrukciju rakstītājs. Viņš uzrakstīs vienkāršā valodā, bet kvalitātes vadītājam šis dokuments jāpārraksta tā, lai to saprastu ne tikai pats darba darītājs, bet jebkurš cits lasītājs. Kvalitātes vadītājam ir jābūt strukturētai un analītiskai domāšanai, tāpēc sociālo zinātņu priekšmeti arī būs noderīgi. Jauniešiem ieteiktu nebaidīties no šīs profesijas un standartiem. Sākumā var šķist, ka nekas nav saprotams, bet tas ir tāpat kā ar jebkuru priekšmetu, ja ir labs skolotājs un vēlme mācīties, tad arī matemātika padosies un valodu varēs iemācīties.