Kāpēc izvēlējies sekretāres profesiju?

Sekretāres darbs, iespējams, nav īsti tas, par ko es sapņoju kopš bērnības, drīzāk likteņa piespēlēta nejaušība, ar kuru esmu ļoti apmierināta. Kad man piedāvāja pamēģināt darbu šajā jomā, piekritu, un izrādījās – tas ir kā radīts man. Tad arī nolēmu apgūt šo profesiju, jo tā man šķita saistoša un interesanta. Pabeidzu biroja darba organizācijas kursus, vēlāk turpināju pilnveidot savu lietpratību, studējot Biznesa vadības koledžā, studiju programmā „Iestāžu darba organizācija un vadība”.

Kā kļuvi par sekretāri? 

Tieši beidzot kursus, laikrakstā „Diena” izlasīju darba piedāvājumu, ka Biznesa augstskola „Turība” piedāvā darbu sekretārei, pieteicos. Pēc atlases otrās kārtas man piedāvāja noslēgt darba līgumu, un nu jau rit vienpadsmitais gads, kopš strādāju „Turībā” šajā profesijā. Sākot to darīt, doma bija un joprojām ir palikt strādāt, pilnveidoties, attīstīties tieši šajā uzņēmumā ar mērķi paveikt savu darbu pēc iespējas labāk.

Kādi, Tavuprāt, ir vislielākie izaicinājumi sekretāres darbā?

Galvenie izaicinājumi ir problēmsituāciju risināšana, kvalitatīva un savlaicīga servisa nodrošināšana klientiem. Kad es tikko biju sākusi sekretāres darbu, ar mani atgadījās kuriozs. Pie vadītāja bija atnācis augsts viesis no bankas, es piedāvāju kafiju, tēju vai minerālūdeni, bet viesis tā neskaidri atbildēja un es sapratu, ka viņš vēlas „pienu”. Ko nu? Birojā piena nav, tikai saldais krējums kafijai, bet es taču nevaru neizpildīt viesa vēlmi! Devos uz iestādes kafejnīcu, tad uz tuvējo degvielas uzpildes staciju, visbeidzot kostīmiņā ziemas laikā skrēju uz tuvāko veikalu, līdz piens bija rokā. Nosalusi, bet ar glāzi piena un kafiju vadītājam eju uz kabinetu. Mans vadītājs jautā, kur es tik ilgi kavējos, izstāstu, ka meklēju pienu. Viesim sejā parādās smaids, jo patiesībā viņš bija gribējis kafiju ar pienu, bet jutās ļoti apmierināts un paslavēja, ka nebiju vienkārši pateikusi: „Piena mums nav!”, bet gan centusies atrisināt šo problēmu. Biju nobijusies, ka nu saņemšu rājienu no vadītāja, jo nebiju pareizi sadzirdējusi, bet saņēmu uzslavu par attapību un centību izpildīt klienta vēlmi ar jebkuriem līdzekļiem.

Kāda ir sekretāres profesijas specifika?

Sekretāres profesijas specifika ir tā, ka viņas darbs un attieksme pret cilvēkiem vistiešākajā veidā ietekmē uzņēmuma tēlu. Klients, piezvanot, atrakstot vai ierodoties personīgi, vispirms nonāk pie sekretāres. Tas, cik viņa būs laipna, lietišķa, profesionāla un kompetenta, ļoti tieši iespaidos viesa vērtējumu par uzņēmumu kopumā. Sekretāre uzņēmumā arī nodrošina apstākļus, lai pārējie darbinieki raiti un veiksmīgi varētu pildīt savus pienākumus, un tas ir viens no faktoriem, kas veido uzņēmumā pozitīvu un labvēlīgu vidi visiem.

Ko klients sagaida no sekretāres?

Klients no sekretāres sagaida atsaucību un sapratni, spēju sniegt palīdzību, lai atrisinātu klienta vajadzību, kā arī sagaida, lai viņa būtu vispusīgi informēta par uzņēmuma darbību un piedāvātajiem pakalpojumiem. „Turībā” klients var būt arī cits darbinieks, un tad viņš no manis sagaida, lai es precīzi un savlaicīgi pieņemtu, apstrādātu, nodotu saņemto un nosūtāmo informāciju personām, kurām tā paredzēta, prasmīgi un operatīvi noformētu dokumentus.

Un ko sekretāre sagaida no klienta?

Es no klienta sagaidu izpratni un pozitīvu attieksmi.

Kādi ir sekretāres galvenie pienākumi?

Mani pienākumi ir nodrošināt dokumentu apstrādi un apriti saskaņā ar uzņēmuma lietvedības instrukciju, pieņemt un koordinēt saņemtos tālruņu zvanus, sniegt palīdzību jebkuram pārvaldes apmeklētājam, uzņēmuma klientam vai darbiniekam savas kompetences un uzņēmuma noteikumu ietvaros. Pieņemu, pārbaudu un reģistrēju dokumentus, nododu tos tālāk adresātiem, sagatavoju dokumentus nosūtīšanai un organizēju to nogādi, rakstu un noformēju rīkojumus, izziņas, pilnvaras, pārskatus u.tml. Man arī jāapkopo pārvaldes darbinieku biroja preču pasūtījumi, jāpasūta uzņēmumam zīmogi, spiedogi, darbinieku vizītkartes, degvielas kartes. Tāpat izskatu uzņēmumam sūtītos e-pastus un faksus, novirzu tos adresātiem, sekoju līdzi tam, lai biroja tehnika būtu lietošanas kārtībā. Nepieciešamības gadījumā jāveic sekretariāta vadītājas vai valdes sekretāres pienākumi – organizēt valdes priekšsēdētāja apmeklētāju pieņemšanu, iesaistīties tikšanos, sēžu, apspriežu organizēšanā, piedalīties tajās, tās protokolēt un pēc tam kontrolēt pieņemto lēmumu izpildi. Sekretariāta vadītājai jākontrolē arī arhīva darbība, jāpiedalās organizatoriskās dokumentācijas izstrādē un aktualizēšanā.

Kādas prasmes, attieksme, īpašības palīdz labi veikt sekretāres darbu?

Sekretāre ir amats, kas prasa vērīgumu, lai pamanītu visu, kas jāpamana, ātru reakciju, lai pēc iespējas ātrāk un kvalitatīvāk veiktu izvirzītos uzdevumus, labu atmiņu, lai vienmēr zinātu, kur kas atrodas, operativitāti informācijas pieņemšanā un nodošanā, arī atbildības sajūtu – ja kāds kaut ko var aizmirst, tad tikai ne sekretāre! Vajadzīga arī paškontrole, pieklājība un savaldība. Ja klients pasaka kādu asāku vārdu, sekretāre nevar atbildēt ar to pašu.

Sekretāres leksikā nevar būt tādu izteikumu, kā „nevaru”, „nezinu” vai „neprotu”.

Svarīga ir kompetence un profesionalitāte, nevis strādāšana tikai tāpēc, ka pagaidām nav citu darba piedāvājumu. Sekretārei jāpiemīt spējai no pusvārda uztvert galveno.

Vai ir nepieciešamas vēl kādas papildu zināšanas jau apgūtajam?

Sekretārei jāpārzina ar savu darbu saistītie valsts likumi un citi normatīvie akti, regulāri jāseko to izmaiņām un jāievēro šīs prasības. Sevis izglītošanai nav robežu, jebkura zināšanu papildināšana tikai uzlabos sekretāres darbu.
 

Kā parasti norit sekretāres darba diena?

Man ir noteikts darba laiks no 8.30 līdz 17.30. Darbu sāku, pārbaudot biroja tehniku – vai kopētājā un printerī ir pietiekami daudz papīra, vai toneri ir uzpildīti. Sagatavoju darbam uzņēmuma zīmogus un spiedogus, ja nepieciešams, tos uzpildu. Izskatu e-pastu, faksus un saņemto korespondenci, to reģistrēju un nododu adresātiem. Tālākā darba dienas gaita atkarīga no saņemtajiem uzdevumiem.

Jāprot precīzi noteikt prioritātes, kurš uzdevums ir neatliekams, kurš steidzams un kuru var paveikt vēlāk.

Paralēli, protams, nemitīgi pieņemu arī tālruņa zvanus un klientus.

Ar ko sekretāres darbs ir pievilcīgs?

Katra diena ir atšķirīga, rutīnas nav. Nevar paredzēt, ko atnesīs rītdiena! Šajā amatā ir lieliskā iespēja nemitīgi būt cilvēkos, tas ir darbs kolektīvā, komunicēšanās, attīstība.

Kas ir grūts šajā darbā?

Dienas laikā nākas tikties ar daudziem cilvēkiem, un katram ir savs noskaņojums, problēmas un emocionālās savaldības robežas. Sekretārei jāprot tikt galā un “nezaudēt seju” dažādās situācijās, darbā nedrīkst atļauties pateikt kādu asāku vārdu vai izrādīt aizkaitinājumu, vienmēr jāsaglabā miers, lai cik negatīvi noskaņots ir apmeklētājs. Sekretārei jābūt taktiskai, savaldīgai un jārod risinājums negaidītās situācijās.

Kā sekretāres karjera varētu attīstīties tālāk?

Sekretāres turpmākā karjera ir atkarīga no uzņēmuma struktūras, nākamais varētu būt biroja vadītāja vai uzņēmuma vadītāja asistenta amats. Biznesa augstskolā „Turība” nākamais solis būtu sekretariāta vadītājas amats, bet man, strādājot ar cilvēkiem, apzinoties iegūto pieredzi un vēl pilnveidojoties, vairāk patiktu darbs personāldaļā.

Ko Tu ieteiktu tiem, kuri gribētu izvēlēties sekretāra profesiju?

Sekretāres darbam jābūt sirdslietai. Visi tajā nevar strādāt, jo jābūt tādai īpašībai kā cilvēkmīlestība. Man šķiet, to nevar iemācīt, šai īpašībai cilvēkā vienkārši jābūt. Ir jāizvērtē sevi – vai tev piemīt šī cilvēkmīlestība, vai proti attiekties pret visiem cilvēkiem vienādi, vai esi precīzs, labs organizators, atrodi risinājumu negaidītās situācijās, esi atsaucīgs un savaldīgs.